Cada visita construye la memoria operativa de tu cliente.
Constructora Andina S.A.S.
Planta Tocancipá
al sincronizar
8 h
- ✓Inspección de extintores — bodega 2
- ✓Revisión matriz de peligros
- Capacitación uso de EPP — turno tarde
Actualizar matriz de peligros por cambio de proceso
01:47
Acta levantada en planta, sin señal. El consecutivo lo asigna el servidor al sincronizar — nunca se digita a mano.
El Núcleo conecta la visita, el acta, los compromisos y el seguimiento en un solo registro vivo. Así el contexto de cada cliente permanece en la operación, y no en la memoria de la persona que lo atendía.
- Sin señal
- el acta se levanta y se firma igual
- Precargado
- se confirma, no se vuelve a escribir
- Un registro
- visita, acta, compromisos y seguimiento
La información del cliente no debería irse con quien lo atendía.
El profesional registra lo que puede, donde puede. Lo que falla es el sistema: hoy no existe un lugar donde el contexto de una cuenta viva completo.
- 01
Carpetas del cliente en OneDrive
documentos, formatos y evidencias
- 02
Actas en PDF, una por visita
sin relación entre ellas
- 03
Correo y el grupo de WhatsApp
novedades del día y acuerdos verbales
- 04
Hojas de cálculo de asignación y programación
que se concilian a mano
- 05
La memoria de quien atendía la cuenta
lo que no alcanzó a escribirse
Cuando cambia el profesional, parte de esa historia hay que reconstruirla. El Núcleo convierte esa información dispersa en continuidad operacional.
8
profesionales dejaron la operación
y entraron 11 en el mismo periodo
1 mes
hasta que un relevo es productivo
por cada cuenta que recibe
3 h
diarias conciliando numeración de actas
de una persona, todos los días
Medido sobre 1.898 visitas reales de siete meses de programación de ASC.
Se captura una vez. Lo demás se deriva.
Cinco estados de un mismo registro. Ninguno se vuelve a teclear: cada uno es consecuencia del anterior.
- 01
La visita captura el hecho
La información nace en el momento en que ocurre la atención, no al final del día.
- 02
El acta estructura lo sucedido
El registro deja de ser un documento aislado: queda finalizado, numerado y conectado.
- 03
Los compromisos activan seguimiento
Lo acordado permanece conectado con la operación posterior. Nadie los digita aparte.
- 04
El expediente conserva el contexto
Visitas, compromisos, contactos, decisiones e historial permanecen alrededor del cliente.
- 05
El siguiente profesional continúa
Ante un relevo existe contexto para continuar, en lugar de reconstruir la historia.
El relevo lee.
No reconstruye.
Un profesional que recibe una cuenta hoy tarda un mes en ser productivo, porque la historia está repartida entre carpetas, correos y la memoria de quien se fue. El expediente reúne visitas, compromisos, contactos, plan de trabajo y decisiones alrededor del cliente.
Constructora Andina S.A.S.
Planta Tocancipá · SG-SST · 8 h semanales
Laura Restrepo
- 23/01/2026Laura Restrepo4 compromisos
- 16/01/2026Laura Restrepo2 compromisos
- 09/01/2026Andrés Peláezrelevo de cuenta
Marcela Ospina — Jefe de Planta
Simulacro de evacuación — 06/02/2026
- Actualizar matriz de peligros por cambio de procesoMarcela Ospina30/01/2026
- Programar capacitación en trabajo en alturasLaura Restrepo12/02/2026
- Cerrar hallazgo de auditoría interna 2025-04Marcela Ospina18/01/2026
- —El acta se envía también a Gestión Humana: la jefe de planta viaja con frecuencia.
- —La planta exige acta impresa firmada en portería, además del envío por correo.
Historial
Cada visita con su acta finalizada y su número
Compromisos
Vivos, con responsable y vencimiento
Contactos
Quién firma, quién recibe, quién decide
Decisiones
El criterio de la cuenta, no solo las tareas
Bandeja de excepciones
martes · 08:30| Cliente | Por qué está aquí |
|---|---|
| Constructora Andina S.A.S.SG-SST · 8 h | Acta sin asistentes del cliente |
| Conjunto Miravalle P.H.SG-SST · 4 h | Autor distinto al titular del equipo |
| Alimentos del Llano S.A.S.Calidad ISO 9001 | Acta liberada por vencimiento de plazo |
| Transportes Sabana NortePESV | Servicio no prestado — sin reposición |
| Metalmecánica CundinamarcaIntegral | Compromiso vencido hace 4 días |
Revisar todas las actas
pasa a revisar
las que tienen algo raro.
Cuando el acta nace estructurada, el seguimiento deja de ser una conciliación manual. La bandeja no lista todo lo que pasó: solo lo que necesita una decisión.
- —Actas esperando aprobación del cliente
- —Compromisos por vencer, por profesional
- —Servicio no prestado del mes, antes del cierre
Media definición
es lo que no hace.
Un producto operacional se define tanto por sus límites como por sus funciones. Estos están escritos, no implícitos.
- NOActa por voz ni IA que redacte por el profesional
- NOPortal para los clientes finales de ASC
- NOReemplazar Microsoft 365, OneDrive, contabilidad ni facturación
- NOReemplazar WhatsApp como canal del día a día
- NOMigrar masivamente el histórico de actas
- NOIntegrar con plataformas del Estado
Ningún dato clínico.
Sin interruptor.
El sistema no admite historia clínica ocupacional, exámenes médicos, diagnósticos ni conceptos de aptitud. En ningún campo, adjunto o imagen. Lo único admisible es el registro no clínico de realización: que un examen se practicó y su fecha, sin resultado y sin concepto.
No es una validación configurable ni una bandera de administración. Un control que alguien puede apagar no es un control.
Que el próximo relevo
sea leer,
no reconstruir.
El grupo inicial son 20 clientes y 3 profesionales. La primera entrega deja los datos maestros cargados y el alta de clientes operando; la segunda, el acta digital en producción.
El acceso lo abre ASC. El Núcleo no tiene registro público.